当社は、ソフトウェア開発および各種製品の販売等の業務において、個人情報を安全に取扱うために、 日本産業規格に定める「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項（JIS Q 15001:2017）」にそった 個人情報保護マネジメントシステムを作成し、これの完全履行に努めていきます。

当社の個人情報保護方針を次のとおり制定する。

この個人情報保護方針を役員、正社員、契約社員、嘱託社員、パート社員、アルバイト社員ならびに協力会社社員の全員が理解し、 それぞれの立場で個人情報保護の徹底に努め、これを実現すること。

1. 情報サービス産業における個人情報保護の重要性を強く認識し、適切な個人情報の取得、利用及び提供を行うこと。
2. 取得した個人情報は目的外利用しないこと。また、そのための措置を講じること。
3. 個人情報に関する法令、国が定める指針、社規及びその他の規範を遵守すること。
4. 個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止に努め、是正に関する適切な措置を講じること。
5. 苦情及び相談に対し、適切な対応を行うこと。
6. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行うこと。

2002年2月21日制定
2019年1月24日改定
2023年7月25日改定
日本ソフトウエアマネジメント株式会社
代表取締役 石野　元

当社にご提供いただいた個人情報は、当社規程に基づき以下のとおり管理及び利用させていただきます。

日本ソフトウエアマネジメント株式会社
個人情報管理責任者
片切　貴彦

「お問い合わせ」のページでは、当社製品の説明資料を請求されたお客様のお名前、会社名、所属、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレスなどの情報の提供をお願いすることがあります。

「採用情報」のページでは、当社求人に興味をお持ちの方のお名前、学校名、住所、電話番号、Eメールアドレス、職歴などの情報の提供をお願いすることがあります。

提供いただいた個人情報は厳重かつ適正に管理し、漏えい、滅失又はき損などの脅威に対し保護に努めます。また、使用目的の終了後は、当社にて再利用不可能な状態で廃棄、または完全に消去いたします。

当社が取り扱う個人情報は、以下の目的で利用いたします。

お客様の個人情報

• 製品等の送付
• 製品サポート、メンテナンスの提供
• 製品、サービス、催し物のご案内の送付および管理
• お問い合わせ、ご相談への対応
• お客様との商談、打合せ、契約の履行

従業者から取得する個人情報（含む、退職者）

• 業務上の連絡、報酬の計算・決定・支払、社会保険関係手続き、福利厚生の提供、各種台帳の作成、教育・訓練、雇用管理、業績管理、その他適正な業務運営の確保のため
• 退職者への情報提供および連絡など

採用応募者から取得する個人情報

• 採用応募者の個人情報
• 採用応募者への採用情報等の提供、連絡
• 当社での採用業務管理

当社業務に従事する協力会社社員の個人情報

• 委託業務遂行のための管理
• 当社事務所への入退室管理

採用応募者から取得する個人情報

• 採用・募集活動応募者への情報提供および連絡、その他採用・募集活動に関連する利用のため

業務の委託に伴い取得する個人情報（注１）

• 委託された業務の実施のため
(注１：業務の委託に伴い取得する個人情報は、当協会の保有個人データではありません。)

「お問い合わせ」において取得した個人情報

• お問い合わせ、ご相談への対応

当社は個人情報の利用目的を達成するため、その範囲内で、ご本人にアクセス（ダイレクトメール、電話、Eメール、接触等） することがあります。

当社は次の場合を除き、提供いただいた個人情報を第三者に提供または開示しません。

• ご本人の同意があるとき
• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難なとき
• 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取り扱いを委託するとき
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、 承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取り扱うとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに 対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

個人情報を提供いただけない場合、ご希望される当社サービスのご提供、お取引き、採用、当社事務所への入室等ができないことがあります。

当社が保有しているご本人の個人情報について苦情をお申出になる場合には下記のとおりと致します。

1. 請求用フォーマット
   「個人情報の取扱いに関する苦情申出書」をダウンロードしてご利用ください。
   ダウンロードすることができない場合は、当社からFAX又は郵送で送付させていただきます。
   「個人情報相談窓口」までお問合せください。

当社が保有しているご本人の個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知（以下「開示等」といいます）を請求される場合は下記のとおりと致します。

1. 請求用フォーマット
   「個人情報の開示等請求書」をダウンロードしてご利用ください。
   ダウンロードすることができない場合は、当社からFAX又は郵送で送付させていただきます。
   「個人情報相談窓口」までお問合せください。
2. 請求方法
   下記a～cを配達記録郵便にて「個人情報相談窓口」まで郵送いただきますようお願い致します。
   （郵便費用はご本人にてご負担ください。）
   
   1. 全ての必要事項を記入いただき、押印された「個人情報の開示等請求書」
   2. ご本人確認書類（詳細は、「ご本人の確認書類について」をご覧ください。）
   3. ご請求1件につき、手数料500円の郵便切手
      （個人情報の訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止の場合は不要です。）
3. 当社からのご回答
   ご本人へのご回答は、ご本人からご提出いただいた、本人確認の書類に記載の住所に本人限定取郵便で郵送させていただきます。また、当社からの回答につきましては、調査期間として2週間のご猶予をいただきたく存じます。なお、2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡させていただきます。
   当社は、ご本人の個人情報を保有していないことや法令の定める理由により、開示又は利用目的の通知を行わない場合でも、手数料を返却いたしません。

ご本人が個人情報保護法（以下「法」といいます。）第24条第2項による利用目的の通知又は法第25条第1項による開示をご請求になる場合には、個人情報の漏えい防止の観点から、ご本人の確認書類をご提出いただきます。 ご本人の代理人がご請求になる場合には、ご本人及び代理人の双方の確認書類が必要となります。 また、ご本人が14歳以下の場合には、ご本人の法定代理人にご請求いただきます。各々の確認書類につきましては、下記をご参照ください。

ご本人の場合

有効期間内の次の書類（注: コピーにはデジタルカメラやスキャナによる画像、
これを印刷したものは含まれません。）のうち、いずれか1通が必要となります。

• 運転免許証のコピー
  
  • 住所変更されている場合には、住所変更手続をなさった上で、
    「裏面」のコピーも添付ください。本籍地欄は、抹消措置をしてください。
• 住民基本台帳カードのコピー
  
  • 顔写真のページと所持人記入欄（氏名・住所などの記入箇所）の両方のコピーが必要です。
    本籍地欄は、抹消措置をしてください。
• 各種年金手帳のコピー
• 各種福祉手帳のコピー
• 各種健康保険証のコピー
  
  • 住所欄には必ず現住所をご記入ください。
    外国人の場合、在留カード、特別永住者証明書又は外国人登録原票のコピー

未成年者の場合

親権者と未成年者が共に記載され、その続柄が示された戸籍謄本又は住民票（本籍の記載がないもの）の写し（共に3ケ月以内）

代理人の場合

上記「ご本人の場合」の提出書類に加えて、代理人の以下の書類

• 委任状
• 代理人確認の書類
  
  1. 運転免許証のコピー又はパスポートのコピー。
     本籍地欄は、抹消措置をしてください。
  2. 住民票（戸籍なし）の写し（3ケ月以内）
  3. 成年後見人（民法第8条、第843条）の場合、登記事項証明書（3ケ月以内）
     成年後見人が法人の場合、登記簿謄本、登記簿抄本、現在事項全部証明書又は
     現在事項一部証明書のいずれか（3ケ月以内）
  4. 未成年後見人（民法第839条、第840の場合、登記事項証明書（3ケ月以内）
  5. 任意代理人の場合（注: 本人が15歳以上である場合に限ります）、
     本人が自署、押印した委任状（原本）（3ケ月以内）

当社では、保有個人データの安全管理のために以下の措置を講じています。

（基本方針の策定）

• 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しています。

（個人データの取扱いに係る規律の整備）

• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）

• 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（人的安全管理措置）

• 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（物理的安全管理措置）

• 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（技術的安全管理措置）

• アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。